Tương lai của công việc là hình thức làm việc Lai (Hybrid working).
Điều này có ý nghĩa gì với các doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Với nhiều người trong chúng ta, 2020 – năm của đại dịch – đã tạo nên cách làm việc mới, khi chúng ta đã thích nghi với hình thức làm việc từ xa. COVID-19 đã khiến chúng ta phải học cách thích nghi, từ cách hợp tác cho cách thức tổ chức họp. Đại dịch cho thấy rằng công nghệ đã cho thấy làm việc từ xa 5 ngày trong 1 tuần hoàn toàn khả thi. Qua đó, thay đổi suy nghĩ của cả thế giới về cách hoàn thành công việc cũng như về nơi làm việc.

Trong nhiều nghiên cứu về cách sắp xếp công việc trong năm vừa qua, sự linh hoạt của làm việc tại nhà luôn xếp hạng cao trong số những người được khảo sát. Trong lúc các doanh nghiệp đang định hướng tương lai của nơi làm việc, cách làm việc lai - kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa - được mong đợi sẽ thay thế làm việc từ xa như một trạng thái bình thường mới.

Thật ra, khảo sát The State of Hybrid Work 2021 cho thấy 67% người tham gia không muốn quay lại văn phòng 5 ngày 1 tuần hậu COVID¹. Đồng thời, các doanh nghiệp cũng nhận thức được điều này. Một khảo sát vào tháng 6/2020 thực hiện bởi Gartner cho biết 82% doanh nghiệp có ý định cho phép làm việc từ xa sau đại dịch².

Làm việc Lai (Hybrid working): sự thay đổi toàn cầu

Quá trình chuyển đổi sang mô hình làm việc lai đã diễn ra ngay cả trước đại dịch, với 3 trong số 5 doanh nghiệp đã vận hành bằng cách sắp xếp một số bộ phận làm việc từ xa, theo báo cáo từ The State of Hybrid Work 2021.

Trên thế giới, các tổ chức lớn như Twitter, Reddit, DropBox, Viacom, Facebook, Shopify, và PayPal đã giới thiệu vài hình thức làm việc linh hoạt. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đang làm điều tương tự. Trích từ nghiên cứu của Cisco Systems, ZDNet báo cáo rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ khu vực châu Á - Thái Bình Dương đang đầu tư vào các công cụ hỗ trợ việc chuyển đổi sang môi trường làm việc kết hợp³.

Liệu có cần thiết để thay đổi?

Boston Consulting Group (BCG) nhận định rằng quyết định chuyển đổi sang làm việc lai là cơ hội cho doanh nghiệp cải thiện về mặt tuyển dụng, đổi mới, và tạo nên giá trị cho các bên liên quan⁴. Hành động sớm sẽ giúp doanh nghiệp có thêm thời gian để điều chỉnh việc vận hành phù hợp với cách làm việc mới. Trong quá trình chuyển đổi này, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có lợi thế về quy mô hoạt động. Trên thực tế, đưa một nhóm nhỏ trở lại văn phòng và áp dụng các biện pháp an toàn, sức khỏe chẳng hạn như giữ khoảng cách an toàn đều sẽ dễ dàng hơn.

Thế nhưng, việc áp dụng mô hình làm việc lai không chỉ là sắp xếp lại cách tổ chức. Mô hình này liên kết chặt chẽ với một chiến lược làm việc nhanh, yêu cầu sự thay đổi tư duy để mở lối cho cách làm việc mới trong tương lai. Về khía cạnh này, nhờ quy mô nhỏ và sự linh hoạt, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể xoay chuyển công ty theo hướng đi mới này. Bên cạnh đó, các nhóm nhỏ hơn cùng giúp các nhóm trưởng phổ biến chính sách mới, đảm bảo luồng công việc trôi chảy, và kết nối các thành viên một cách dễ dàng hơn.

Vậy, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần gì để chuyển đổi sang môi trường làm việc lai và linh hoạt? Sau đây là một số điều mà họ cần thực hiện:

• Cung cấp cơ sở hạ tầng số phù hợp với làm việc từ xa

Đối với các bộ phận dành nhiều thời gian làm việc bên ngoài văn phòng, họ sẽ cần phần cứng và phần mềm phù hợp với làm việc từ xa để có thể làm việc hiệu quả từ bất cứ đâu. Đường truyền Wi-Fi không gián đoạn và kết nối di động sẽ là các công cụ chính để làm việc nhanh chóng. Vì vậy, kết nối di động và gói Wi-Fi tốc độ cao nên trở thành một phần trong cơ sở hạ tầng số của công ty.

Với các bộ phận làm việc tại nhà hoặc tại văn phòng, công ty cần đáp ứng nhu cầu về phần cứng ở cả 2 địa điểm. Laptop mạnh mẽ có thiết kế mỏng nhẹ với màn hình độ phân giải cao là công cụ phải có (đặc biệt là đối với những nhân viên làm việc tại nhà). Công ty cũng nên xem xét cung cấp công cụ tối ưu Wi-Fi, tai nghe chống tiếng ồn và các phần cứng có thiết kế công thái học.

Quản lý IT tốt cũng là một khía cạnh quan trọng trong thời đại làm việc lai. Lực lượng lao động ngày càng năng động và đa dạng làm gia tăng dấu vết kỹ thuật số, khả năng vi phạm dữ liệu cũng như tấn công lừa đảo. Tuy nhiên, với hệ thống an ninh mạng mạnh mẽ bao gồm bảo mật sinh trắc học, phần mềm chống virus và bảo vệ phần cứng, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể bảo vệ dữ liệu kỹ thuật số của họ cùng các tài sản khác của công ty.

• Trở nên linh hoạt để chuyển đổi sang mô hình làm việc lai

Chuyển đổi sang làm việc lai đi đôi với một tư duy linh hoạt. Một khái niệm của ngành phát triển phần mềm: các giá trị cốt lõi của một tư duy linh hoạt là sự tin tưởng, tính linh hoạt, trao quyền và hợp tác.

Trong một văn phòng làm việc linh hoạt, việc nuôi dưỡng tính linh hoạt và sự tin tưởng là điều cốt yếu để mô hình làm việc lai hiệu quả. Đây là một sự thật chung về hành vi con người: khi được trao quyền tự chủ, con người sẽ trở nên năng động hơn. Họ cũng sẽ hạnh phúc hơn khi công việc được sắp xếp linh hoạt⁵, cho phép cân bằng giữa cuộc sống và công việc cũng như mang đến một môi trường làm việc ít áp lực. Các nhân viên hạnh phúc sẽ làm việc hiệu quả hơn, giữ cho nền tảng công ty vững chắc.

Ngay cả với nguồn lực hạn chế, doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn có thể tiếp cận nhiều ứng viên với chính sách tuyển dụng linh hoạt. Các tổ chức linh hoạt nhận ra rằng những nhân viên tiềm năng rất đa dạng, vì vậy họ cởi mở hơn trong việc tuyển dụng nhân viên có lý lịch đa dạng: người sống ở nước ngoài, người khuyết tật, nhân viên lớn tuổi có kinh nghiệm cần lịch làm việc linh hoạt.

Tiết kiệm chi phí cũng là một lợi ích lớn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong 10 tổ chức sử dụng doanh nghiệp thì 6 tổ chức xác định rằng tiết kiệm chi phí là lợi ích chính của làm việc từ xa⁶. Với hình thức làm việc này, nhân viên còn tiết kiệm thời gian khi không phải di chuyển đến công ty mỗi ngày. Tuy nhiên, đối với những nhân viên cần một không gian làm việc hiệu quả ngoài nhà riêng, các doanh nghiệp có thể xem xét về việc cung cấp quyền sử dụng các không gian làm việc chung.

• Xem xét lại chính sách làm việc và văn hóa công ty

Làm việc lai là hình thức làm việc mới, yêu cầu chính sách cũng như văn hóa làm việc mới tương xứng.

Các lãnh đạo cần lập ra bộ nguyên tắc khung, qua đó truyền đạt rõ ràng các tiêu chuẩn và kỳ vọng của mô hình làm việc mới này. Giờ làm việc như thế nào? Nhân viên cần có mặt tại văn phòng khi nào? Nhân viên cần loại hình đào tạo công nghệ thông tin nào?

Giống với những công ty đang áp dụng mô hình làm việc lai, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đặt sức khỏe và tinh thần của nhân viên lên hàng đầu, làm trung tâm cốt lõi. Mặc dù làm việc lai có những lợi ích nhất định, doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng nên nhìn nhận khuynh hướng kiệt sức và cảm giác mất kết nối bên cạnh các vấn đề tâm lý khác. The Work Trend Index cho biết 54% trong số 30.000 người tham gia khảo sát tại 31 quốc gia cảm thấy làm việc quá sức, trong khi 39% cảm thấy kiệt quệ⁷

Với thời gian gặp gỡ ít hơn, việc kết nối mọi người và xây dựng tình đồng nghiệp cũng rất quan trọng. May mắn thay, việc này khá dễ dàng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ vì số lượng nhân viên ít hơn. Hãy sử dụng các công cụ giao tiếp như Microsoft Teams, Google Meet, và Zoom ngoài mục đích công việc. Tổ chức các buổi gặp mặt trực tuyến, buổi trưa trực tuyến giữa nội bộ mỗi phòng ban, tạo kênh giải trí, các cuộc bàn luận không liên quan đến công việc để duy trì văn hóa công ty. Đại dịch có thể để lại nhiều ảnh hưởng sâu sắc khiến các doanh nghiệp bối rối, lo lắng và không chắc chắn về tương lai. Đổi mới bằng hình thức làm việc mới là cách các doanh nghiệp vừa và nhỏ vực dậy và chuẩn bị cho những thử thách phía trước.

Các sản phẩm phù hợp với hình thức làm việc lai

• ASUS ExpertBook B5 Flip OLED có thiết kế xoay gập 360° cùng màn hình OLED mang đến sự linh hoạt tối đa. Máy phù hợp với việc di chuyển nhờ thời lượng pin 12 tiếng và các công nghệ tiên tiến giúp cải thiện hiệu quả khi làm việc từ xa. Máy được trang bị vi xử lý Intel® Core™ thế hệ 11, công nghệ khử ồn AI 2 chiều, hỗ trợ dual-SSD RAID và bàn phím số ảo ASUS NumberPad 2.0. Máy cũng được trang bị các tính năng bảo mật giúp bảo vệ sự riêng tư của bạn và dữ liệu công ty, bao gồm cảm biến vân tay tích hợp và chip TPM 2.0.
• RT-AX3000 hỗ trợ chuẩn WiFi mới nhất WiFi 6 (802.11ax) và băng thông 160MHz. Thiết bị này được hỗ trợ gói AiProtection Pro miễn phí vĩnh viễn bởi Trend Micro™ với chữ ký bảo mật được cập nhật tự động thường xuyên để bảo vệ thiết bị và thông tin cá nhân khỏi các mối đe dọa từ internet.
• ASUS AI Noise-Canceling Mic Adapter là cáp chuyển đổi USB-C-to-3.5 mm đầu tiên trên thế giới với công nghệ AI Noise-Canceling Microphone (AI Mic) tích hợp. Cáp chuyển đổi sử dụng công nghệ khử ồn AI để truyền đạt âm thanh rõ ràng, trong trẻo khi sử dụng với bất kỳ tai nghe 3.5mm với microphone.

¹https://www.ringcentral.com/us/en/blog/hybrid-work/
²https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-07-14-gartner-survey-reveals-82-percent-of-company-leaders-plan-to-allow-employees-to-work-remotely-some-of-the-time
³https://www.zdnet.com/article/apac-smbs-prioritise-remote-work-support-online-sale/
⁴https://www.bcg.com/en-us/publications/2020/managing-remote-work-and-optimizing-hybrid-working-models
⁵https://www.wework.com/ideas/newsroom-landing-page/newsroom/posts/study-nearly-two-thirds-of-employees-are-willing-to-pay-for-access-to-office-space-to-support-hybrid-work
⁶https://globalworkplaceanalytics.com/resources/costs-benefits
⁷https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work