Những điều cần lưu ý để áp dụng mô hình làm việc Lai thành công

Ý tưởng về một lực lượng lao động làm việc từ xa hoàn toàn đã từng bị xem như một giấc mộng viễn vông, là ý tưởng phi thực tế. Tuy nhiên, kể từ khi đại dịch diễn ra, làm việc từ xa đã trở nên phổ biến hơn. Điều này dẫn đến sự chấp nhận rộng rãi hơn đối với làm việc lai (kết hợp giữa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng) khi mọi người trở lại văn phòng công ty¹.

Tâm lý này được phản ánh giữa các lãnh đạo doanh nghiệp trên toàn cầu, bao gồm những “gã khổng lồ” mạng xã hội như LinkedIn² và Twitter³. Trong một khảo sát gần đây của Gartner, 82% trong số 127 lãnh đạo công ty cho biết họ dự định cho phép làm việc từ xa trong một khoảng thời gian khi nhân viên quay trở lại văn phòng làm việc⁴. Đây là một tin vui đối với những nhân viên⁵ chuộng⁶ cách sắp xếp công việc linh hoạt giúp mang lại cân bằng giữa công việc và cuộc sống, năng suất làm việc cải thiện hơn⁷, và có nhiều thời gian hơn bên cạnh người thân.

Với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, chuyển đổi sang làm việc lai là cơ hội để thiết lập lại và tối ưu hóa cho một tương lai hậu COVID⁸. Thế nhưng, việc chuyển đổi cũng mang đến một loạt thách thức mới cho các tổ chức. Elisabeth Joyce - phó Chủ tịch và Giám đốc tại Gartner Research & Advisory⁹ - cho biết đây không phải là vấn đề quản lý đội ngũ nhân lực làm việc từ xa mà là cách quản lý hình thức làm việc lai phức tạp hơn.

Để hình thức làm việc lai trở nên hiệu quả, bên cạnh việc tạo nên chiến lược số, các doanh nghiệp cần đánh giá lại chính sách và văn hóa công ty. Sau đây là 6 lĩnh vực chính mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xem xét trước khi chuyển đổi sang mô hình làm việc lai.

1. Phổ biến chính sách mới một cách rõ ràng

Điều đầu tiên cần đảm bảo là chính sách công ty được phổ biến một cách rõ ràng và sớm nhất có thể. Việc phổ biến chính sách làm việc lai rõ ràng và nhất quán rất quan trọng, liên quan đến nhân viên nào và bộ phận nào có thể làm việc lai, công cụ số nào sẽ được cung cấp, giờ làm việc như thế nào, kỳ vọng về hiệu suất làm việc, v.v.

Đối với một số phòng ban và nhân viên, có lẽ sẽ cần thiết để thiết lập check-in hằng ngày trong vài tháng đầu tiên khi triển khai hình thức làm việc lai để xem xét liệu hình thức này có hiệu quả hay không, hoặc có cần điều chỉnh thêm hay không.

Phòng nhân sự, IT, và quản lý cấp cao cần hợp tác chặt chẽ để thiết lập các quy tắc cơ bản và cần lưu ý rằng các chính sách này có thể cần được cải tiến liên tục khi công ty bắt đầu áp dụng hình thức làm việc lai. Cốt lõi của làm việc lai chính là để cải thiện hiệu suất, năng suất làm việc và sự hài lòng tại nơi làm việc của nhân viên. Chỉ khi các quy tắc cơ bản được thiết lập rõ ràng thì cách làm việc mới này mới có thể áp dụng thành công.


2. Có gì trong bộ công cụ làm việc khi áp dụng hình thức làm việc lai?

Bên cạnh phương cách và quy tắc làm việc mới, nhân viên cần bộ công cụ số để dễ dàng làm việc từ mọi nơi. Nên thiết lập bộ công cụ thân thiện với thiết bị không dây, cho phép nhân viên làm việc hiệu quả từ xa. Các công cụ cần phải có bao gồm máy tính xách tay gọn nhẹ và bền, kết nối ổn định với mạng internet, phần mềm giao tiếp và hợp tác toàn diện, và giải pháp an ninh mạng mạnh mẽ.

Kỹ năng và đào tạo nhân viên cũng là một phần quan trọng khác. Khi doanh nghiệp vừa và nhỏ triển khai các công cụ và phần mềm mới để thực hiện hình thức làm việc lai, cần đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều có thể sử dụng thuần thục các công cụ trong công việc hằng ngày. Nếu không, cần cung cấp tài liệu hướng dẫn để mỗi nhân viên từ bất cứ bộ phận nào với khả năng sử dụng thiết bị công nghệ khác nhau đều có thể sử dụng và không bị bỏ lại phía sau.

Vì vậy, trước khi áp dụng hình thức làm việc lai, cần đánh giá lại cơ sở hạ tầng số của công ty và đánh giá xem các nhân viên đã được trang bị đầy đủ để làm việc trong mô hình mới này không. Để làm được điều này, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần hiểu rõ hồ sơ nhân viên, đầu việc, và khả năng sử dụng các công nghệ cần thiết một cách thuần thục.


3. Tạo kênh xã hội để gắn kết nhân viên

Không có bữa trưa hay giờ nghỉ giải lao thường xuyên cũng như các cuộc họp trực tiếp, cơ hội giao tiếp có thể bị mất, thậm chí dẫn đến sự bất bình đẳng giữa các nhân viên làm việc tại văn phòng và nhân viên làm việc từ xa vì sự khác biệt trong mức độ thân thiết của các đồng nghiệp.

Để gắn kết các nhân viên, hãy giữ các phương pháp hiện tại như check-in 1-1 mỗi ngày, các buổi gặp mặt trực tuyến, giờ nghỉ giải lao trực tuyến cho cả nhân viên làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng bằng cách sử dụng Microsoft 365 hoặc Google Meet để mọi người đều được tham gia. Việc kết nối các nhân viên chỉ cần một cú nhấp chuột. Điều này cần các doanh nghiệp đảm bảo rằng môi trường công sở và công cụ làm việc số phải đáp ứng được việc giao tiếp tức thì dù nhân viên đang ở đâu.

Mặc dù các sự kiện trực tuyến không thể thay thế những cuộc trò chuyện, tán gẫu tại văn phòng nhưng sẽ giúp thúc đẩy giao tiếp cá nhân và phá vỡ khoảng cách khi làm việc lai.


4. Đặt tin tưởng lên hàng đầu

Chuyển đổi sang mô hình làm việc lai là sự chuyển đổi về văn hóa. Để hình thức mới hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần trở thành một doanh nghiệp tin tưởng nhân viên của mình - kể cả khi không thể gặp mặt trực tiếp. Sự tin tưởng rất cần thiết khi quản lý nhân sự làm việc lai¹⁰. Ngược lại, sự thiếu tin tưởng là con dốc dẫn đến việc giảm thiểu năng suất¹¹.

Lấy bản thân làm gương để các nhân viên thấy được sự tin tưởng trong làm việc lai là gì. Áp dụng vào chính những công việc cá nhân của bản thân. Hành động của lãnh đạo có tác động đặc biệt đối với những nhóm nhỏ vì một điều quen thuộc có thể trở thành động lực đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Không kém phần quan trọng chính là việc duy trì đối thoại 2 chiều. Việc này giúp các lãnh đạo và cấp dưới của họ hiểu nhau hơn, cũng như giữa các thành viên trong một bộ phận.


5. Kiệt sức: phổ biến hơn mọi người nghĩ

Từ khi đại dịch diễn ra, chúng ta phải làm việc nhiều giờ hơn và phải trải qua những ngày “quá tải” với các công cụ số¹². 54% người tham gia khảo sát cho biết họ cảm thấy làm việc quá sức, trong khi 39% cảm thấy kiệt sức¹³.

Kiệt sức dẫn đến giảm sút động lực làm việc, chất lượng làm việc kém và năng suất làm việc thấp. Trong hình thức làm việc lai, ranh giới giữa công việc và cá nhân khá mờ nhạt, nhân viên có nguy cơ trở nên kiệt sức cao hơn.

Hãy lưu ý nếu nhân viên của bạn đang làm việc nhiều giờ hơn khoảng thời gian cho phép. Đó có thể là dấu hiệu cho thấy hình thức làm việc cần được điều chỉnh: cách sắp xếp công việc hoặc cần nhiều nguồn lực hơn. Đặt ra một số nguyên tắc cơ bản để phòng tránh kiệt sức khi làm việc lai. Tạo ra chính sách khuyến khích việc nghỉ ngơi và có các khoảng nghỉ ngắn giữa giờ làm¹⁴. Đo lường năng suất làm việc bằng các mục tiêu dựa trên kết quả cuối cùng thay vì số giờ làm việc. Ngoài ra, hãy thường xuyên quan tâm nhân viên để biết được tình trạng tinh thần và cảm xúc của họ.

Quản lý nhân viên làm việc lai yêu cầu sự thay đổi theo thời gian đến khi đạt được hiệu quả mong muốn. Tuy nhiên, bạn sẽ không đi sai hướng nếu làm theo điều này: luôn dành cho nhân viên sự quan tâm nhiều nhất.

Các sản phẩm gợi ý để mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên:

• ASUS ZenScreen™ Touch MB16AMT là màn hình di động mỏng nhẹ với pin dung lượng lớn 7800mAh, đưa năng suất làm việc di động của bạn lên một tầm cao mới. Màn hình cảm ứng 10 cực nhạy hỗ trợ động tác vuốt, cuộn, kéo, chụm giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Cổng USB-C™ giao thức lai và micro-HDMI cho phép trình chiếu nội dung từ nhiều thiết bị cầm tay, để bạn có thể mở rộng góc nhìn cho trải nghiệm làm việc tốt hơn ở bất cứ nơi đâu.
• Nắm thế chủ động trong giới kinh doanh với ASUS ExpertBook B9. Khung máy bóng được gia công tỉ mỉ theo phong cách tối giản đã phá vỡ giới hạn của laptop nhẹ, với trọng lượng chỉ 880g¹⁵ mang đến tính di động vượt trội với sự bền bỉ không đối thủ. Máy được thiết kế để mang theo trên những chuyến đi với thời lượng pin cả ngày lên đến 17 tiếng¹⁶. Máy được trang bị nhiều công nghệ ấn tượng để nâng cao hiệu suất làm việc từ xa, bao gồm công nghệ khử tiếng ồn bằng AI giúp giảm thiểu tiếng ồn tối đa, hỗ trợ giao tiếp chất lượng cao trong các cuộc họp trực tuyến.

¹https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2021/06/04/going-hybrid-the-future-of-work-is-here/
²https://www.reuters.com/technology/linkedin-allow-most-employees-work-remotely-reversing-course-2021-07-29/
³https://www.cnbc.com/2021/07/29/how-major-tech-companies-are-responding-to-rising-delta-variant-cases.html
⁴https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-07-14-gartner-survey-reveals-82-percent-of-company-leaders-plan-to-allow-employees-to-work-remotely-some-of-the-time
⁵https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work
⁶https://www.cnbc.com/2020/05/26/who-is-happiest-working-from-home-heres-what-latest-jobs-data-says.html
⁷https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/whats-next-for-remote-work-an-analysis-of-2000-tasks-800-jobs-and-nine-countries
⁸https://www.bcg.com/en-us/publications/2020/managing-remote-work-and-optimizing-hybrid-working-models
⁹https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-07-14-gartner-survey-reveals-82-percent-of-company-leaders-plan-to-allow-employees-to-work-remotely-some-of-the-time
¹⁰https://itsecuritycentral.teramind.co/2021/03/30/managing-hybrid-teams/
¹¹https://hbr.org/2020/07/remote-managers-are-having-trust-issues
¹²https://www.bloomberg.com/news/articles/2020-04-23/working-from-home-in-covid-era-means-three-more-hours-on-the-job
¹³https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work
¹⁴https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work
¹⁵Trọng lượng có thể thay đổi tùy theo cấu hình
¹⁶Các bài kiểm tra pin được thực hiện bởi ASUS vào tháng 7/2021 bằng video 1080p. Cấu hình máy khi kiểm tra tuổi thọ pin: Intel® Core™ i7-1165G7, 32GB RAM, FHD display, 2TB PCIe® 3.0 x4 SSD, 66Whr. Cài đặt: WiFi chế độ máy bay, độ sáng màn hình 150 cd/m2, NumberPad tắt, đèn nền bàn phím tắt. Tuổi thọ pin thực tế có thể thay đổi tùy vào cấu hình, cách sử dụng, môi trường máy vận hành, và cài đặt quản lý năng lượng. Tuổi thọ pin sẽ giảm theo thời gian sử dụng. Các bài kiểm tra pin được thực hiện bởi ASUS vào tháng 7/2021 sử dụng các bối cảnh MobileMark® 2018 Office Productivity. Cấu hình máy khi kiểm tra tuổi thọ pin: Intel® Core™ i7-1165G7, 32GB RAM, FHD display, 2TBx2 (RAID 0) PCIe® 3.0 x4 SSD, 66Whr. Cài đặt: mở WiFi, độ sáng màn hình 200 cd/m2, tắt NumberPad, tắt đèn nền bàn phím. Tuổi thọ pin thực tế có thể thay đổi tùy vào cấu hình, cách sử dụng, môi trường máy vận hành, và cài đặt quản lý năng lượng. Tuổi thọ pin sẽ giảm theo thời gian sử dụng.