當混合辦公成為常態:中小企業該如何規劃其數位策略

    切換至混合辦公

    在混合辦公的世界中,技術比以往扮演著更重要的角色,它建構了我們的工作空間、工作習慣以及協作方式。越來越多中小企業考慮轉向混合辦公,他們需要制定一套商務流程數位化的數位策略。這項策略需要能推動全面落實數位轉型,讓中小企業透過技術所驅動的混合辦公解決方案獲得優勢。

    好消息是,在疫情之後,越來越多中小企業加速推動數位化。他們過去可能在數位轉型方面落後,但這樣的情況正在改變。

    中小企業是「全球最強大的成長引擎」,代表全球約 90% 的公司,提供全球一半以上的就業機會;然而,為因應 COVID-19,他們必須學習充分利用自身的數位能力並加速業務數位化,才能保持競爭力。

    企業領導者在規劃其數位策略時,需要考慮如何建立互聯的工作場所、加強數位安全性,並確保工作團隊的敏捷度與生產力。

    建立互聯的工作場所

    在靈活的混合辦公安排中,員工可能在辦公室、家中或第三空間 (如共享工作空間),甚至是國外工作。無論在哪裡工作,您的員工都需要合適的工具和數位解決方案,來支援他們與同事和客戶保持聯繫。

    企業順利運作的核心在於集中式的 IT 管理系統。其為混合辦公 IT 基礎架構的核心,使 IT 團隊能夠遠端部署軟體解決方案、進行 IT 維護、管理裝置及安裝軟體更新。尤為重要的是,其能夠輕鬆有效地為分散各地的員工提供 IT 支援。

    當然,如果沒有安全、高速的網際網路連線,任何工作都不可能完成,因此連線能力是中小企業的首要考量。將公司的一部分 IT 預算用於無限制的行動數據方案、採用最新 WiFi 標準和穩定器的裝置,以及含身分安全和硬體保護的內建安全解決方案,例如機殼入侵警示、指紋感測器、BIOS/HDD 密碼等,將有助防止駭客攻擊。

    無論員工身在辦公室、家中還是其他地點,他們都必須感到一樣放心,確保工作不會因 IT 故障而中斷,並且能夠隨時隨地與同事和客戶順暢互動。

    專注於打造敏捷的工作團隊

    有了可串聯在一起的虛擬辦公室平台,中小企業可以更專注於打造敏捷的工作團隊。靈活的工作與混合辦公模式自然契合,因為這兩種模式的共同的原則都是:工作是一種活動,而不需在同一個地點。

    屏除 20 世紀傳統的僱用習慣,改採靈活的工作原則,使得中小企業不再受地點限制,根據最適合職位的人員進行徵才,藉此更輕鬆擴大人才庫。過去一年對工作地點安排的研究顯示,能夠隨時隨地工作,擁有自主權和彈性的員工往往更快樂。而感到「投入、滿意、有動力」的員工會更有效率,有利於提升企業績效。

    為實現敏捷的工作模式,中小企業需要確保提供給員工的軟硬體具備行動性和靈活性。其使用的筆記型電腦需具備輕便、好攜帶、耐用,並有優異的電池續航力,讓使用者隨時可以在任何地點展開工作。

    此外,裝置要能夠因應多種用途。例如,選用可以兼作平板電腦的筆記型電腦,讓使用者可以用觸控筆快速作筆記、進行設計草稿。

    最重要的是,無論時間地點,都必須讓工作團隊盡可能發揮高生產力和效率。讓時間與空間不再是障礙,而是員工偏好的一種工作條件與屬性。

    為敏捷的工作團隊建立高效的工作流程

    針對分散各地的工作場所建立高效工作流程,對於混合辦公模式的成功也至關重要。由於員工團隊分散各地,中小企業需要集中儲存檔案和資料的位置。Microsoft 365、Google Workspace 等雲端儲存空間都是可行的解決方案,可讓員工隨時隨地存取公司檔案和資料。

    同樣不可或缺的是,利用特定數位工具和裝置與多個參與者進行雙向通訊和協作。少了面對面的互動,員工將需要能夠支援創意激盪、專案規劃和管理、聊天,以及視訊會議的數位工作空間。根據業務性質和需求,中小企業也可以考慮投資可收納觸控筆的互動式觸控螢幕裝置,用於銷售或簡報。

    加強遠距辦公的網路安全

    隨著員工在不同地點遠距辦公,尚未將強化網路安全系統視為首要考量的企業,必須開始這麼做。多數網路攻擊和資料外洩都是從使用者層級開始,例如:員工點擊了網路釣魚電子郵件或未細心妥善處理敏感資料,都是十分常見的案例。因此,建立公司的數位防禦,需要從最薄弱的環節開始。

    此外,員工有可能透過不安全的網路來存取公司資料,使公司的資訊安全暴露於危險之中。隨著技術演進,駭客的攻擊手法越來越老練、高超,中小企業必須格外小心防範。

    事實上,專家推薦實施新網路安全政策,涵蓋網路安全的所有層面,例如包括軟硬體和網路的數位安全解決方案,以及員工培訓和網路使用準則。投資於強大的網路安全解決方案,是中小企業防禦駭客網路攻擊,以及保護公司資料和資產的關鍵。這些解決方案包括生物辨識安全性、防毒軟體和硬體保護等。

    在數位工作時代,強大的數位防禦重要性不容小覷。

    舉例來說,2020 年 4 月,Google 每天在其服務中統計超過 1,800 萬封與新冠病毒相關的惡意軟體和網路釣魚電子郵件。然而,根據專門服務中小企業 CEO 的美國諮詢公司 Vistage 指出,在疫情之前,只有 46% 的中小企業主擁有完全主動的網路安全策略。

    此外,網路犯罪會造成高昂的損失。根據一家美國網路安全研究公司預測,到 2025 年,全球網路犯罪造成的損失將達到 10.5 兆美元。

    中小企業必須提供必要的培訓,對員工進行網路安全教育,並制定安全檢查清單要求每個人都遵守。其中包括密碼準則、使用 VPN 登入、單一登入、生物辨識安全性,以及制定資料外洩事件的規程。透過實施集中式 IT 管理,中小企業將能確保遠端執行網路安全措施。

    選擇走向混合辦公模式的中小企業,將過渡到一種全新的工作方式。為了在混合辦公的世界中茁壯成長,他們需要可靠的數位策略,幫助他們做好準備。

    適用於混合辦公模式的產品推薦清單

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