Будущее – за гибридным форматом работы. Что это значит для малого и среднего бизнеса?

В 2020 году многим из нас пришлось осваивать новые методы работы – дистанционные. От взаимодействия с коллегами до проведения совещаний – пандемия COVID-19 заставила нас адаптироваться, и мы адаптировались. Оказалось, что благодаря современным технологиям вполне возможно с успехом работать вне офиса пять дней в неделю. Это заставило пересмотреть сложившиеся представления о том, как и где выполняются рабочие задачи.

В многочисленных исследованиях организации рабочего процесса, проведенных за последний год, одним из главных преимуществ дистанционного формата многие называли его гибкость. Ожидается, что в будущем гибридный формат, подразумевающий сочетание очной и удаленной работы, заменит собой полную «удаленку» в качестве нового стандарта.

Так, согласно проведенному в 2021 году исследованию The State of Hybrid Work 2021, 67% респондентов не планируют возвращаться в офис на обычную пятидневную неделю после завершения COVID-истории, и, похоже, сами компании это хорошо понимают. Проведенный в июне 2020 года опрос консалтингового агентства Gartner показал, что 82% компаний намереваются разрешить своим сотрудникам работать удаленно и после окончания пандемии.

Глобальный сдвиг в сторону гибридного формата

Впрочем, движение в сторону гибридного формата работы наблюдалось и до начала пандемии. Согласно вышеупомянутому исследованию The State of Hybrid Work 2021, три из каждых пяти компаний в той или иной мере использовали «удаленку» и ранее. Крупные корпорации по всему миру, такие как Twitter, Reddit, DropBox, Viacom, Facebook, Shopify и PayPal, уже вводят различные варианты гибкого рабочего места. Малый и средний бизнес делает то же самое. Ссылаясь на исследование Cisco Systems, электронный журнал ZDNet сообщает, что в Азиатско-Тихоокеанском регионе такие компании активно инвестируют в оборудование для перехода к гибридному формату.

Действительно ли нужно что-то менять?

Консалтинговая компания Boston Consulting Group (BCG) считает, что переход на гибридный формат открывает для бизнеса новые возможности по привлечению талантливых сотрудников, внедрению инноваций и повышению ценности предприятия для акционеров. И чем раньше принимаются меры для такого перехода, тем больше времени остается на адаптацию бизнеса к новым реалиям. Причем малым предприятиям осуществить все это проще именно в силу своего размера. На практике небольшой коллектив легче вернуть на рабочие места, организовать меры по охране труда, разместить сотрудников в офисе с соблюдением социальной дистанции.

Однако, переход на гибридный формат – это не только логистика. Необходима гибкая рабочая стратегия, которая подразумевает сдвиг в том, как мы воспринимаем весь рабочий процесс. В этом отношении небольшим предприятиям также проще переориентироваться в новом направлении. Кроме того, руководителям небольших коллективов легче донести до каждого сотрудника информацию об изменениях, обеспечить бесперебойный рабочий процесс и поддерживать сплоченность коллектива.

Так что же нужно сделать предприятиям малого и среднего бизнеса, чтобы перейти на гибкий гибридный формат? Вот несколько советов, которые помогут расставить все по своим местам.

Обеспечьте цифровую инфраструктуру для удаленной работы

Если ваши сотрудники будут проводить рабочие часы вне офиса, им необходимо аппаратное и программное обеспечение, которое поможет продуктивно трудиться в любом месте. Разумеется, прежде всего необходимо быстрое и стабильное интернет-соединение, поэтому в цифровую инфраструктуру предприятия необходимо включить мобильную связь и Wi-Fi.

Если сотрудники работают попеременно из дома и офиса, требуется оборудование, подходящее для обоих сценариев. В таком случае не обойтись без тонких и легких ноутбуков, а также дисплеев с высоким разрешением (особенно для работы из дома). Компаниям также следует рассмотреть возможность оптимизации Wi-Fi-соединения, предоставления сотрудникам гарнитур с шумоподавлением и другого эргономичного оборудования.

Важнейшую роль для успешной реализации гибридного формата играет администрирование. Динамичный и распределенный по разным местам персонал создает увеличенный «цифровой след» и повышает риск утечки данных и фишинговых атак. Хорошая система кибербезопасности, включающая биометрическую аутентификацию, антивирусное ПО и аппаратные компоненты, позволит защитить конфиденциальные данные и прочие корпоративные активы.

Применяйте гибкость, чтобы внедрить гибридность

Для перехода на гибридный формат необходимо придерживаться гибкого подхода, часто называемого системой Agile. Эта концепция, позаимствованная из сферы разработки программного обеспечения, делает основной акцент на доверии, гибкости, расширении возможностей и взаимодействии.

Проявлять доверие к сотрудникам и гибкость необходимо, чтобы переход на гибридный формат действительно сработал. Такова человеческая природа: когда сотрудники получают больше автономности, они, как правило, становятся более мотивированными. Кроме того, при гибком формате работы сотрудники чувствуют себя счастливее, отмечают лучший баланс между работой и личной жизнью и испытывают меньше стресса. А счастливые сотрудники работают продуктивнее и приносят компании больше прибыли.

Даже при ограниченных ресурсах применение гибкого подхода предоставляет малому и среднему бизнесу больше возможностей по найму сотрудников. Организации, следующие принципам Agile, понимают многогранность талантов и готовы рассматривать широкий круг кандидатов, включая тех, кто проживает за границей, людей с ограниченными физическими возможностями или пожилых людей с большим опытом, которым нужен гибкий график.

Кроме того, такой подход позволяет экономить. Шесть из десяти работодателей считают снижение затрат ключевым преимуществом дистанционной работы. Благодаря гибридному формату сотрудники также экономят время на ежедневную дорогу до рабочего места. Однако, для тех сотрудников, которым необходимо комфортное пространство вне дома, стоит рассмотреть возможность создания нефиксированных рабочих мест в офисе.

Переосмыслите корпоративную политику и культуру

Переход на гибридный формат требует пересмотра корпоративной политики и сложившихся внутри компании традиций.

Руководители должны четко формулировать новые правила и нормы. Каким должен быть график работы? Как часто сотрудникам необходимо посещать офис? Какое дополнительное обучение им необходимо в области ИТ?

Предприятиям малого и среднего бизнеса, как и любым другим компаниям, необходимо ставить в приоритет благополучие сотрудников. При всех преимуществах гибридного формата работы предприятия малого и среднего бизнеса не должны забывать о психологических факторах, таких как выгорание или чувство отчужденности. По результатам исследования The Work Trend Index, проведенного в 31 стране мира, 54% из более чем 30 000 респондентов отметили, что слишком перегружены работой, причем 39% жалуются на переутомление.

Когда люди все меньше общаются лицом к лицу, важно поддерживать связь и укреплять дух товарищества в коллективе. К счастью, небольшим предприятиям легче справиться с этой проблемой именно благодаря небольшому числу сотрудников. Используйте средства онлайн-коммуникации, такие как Microsoft Teams, Google Meet и Zoom, не только для делового общения. Чтобы поддерживать корпоративную культуру, организуйте виртуальные собрания, совместные обеды, отдельные развлекательные каналы для не связанных с работой бесед. Пандемия заставила руководителей многих малых и средних предприятий понервничать, лишила уверенности в завтрашнем дне. Переход на новый формат работы – отличный способ взять себя в руки и лучше подготовиться к тому, что ждет впереди.