Przejście na pracę hybrydową: jak małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) mogą zaplanować swoją strategię digitalizacji

W hybrydowym świecie pracy technologia będzie pełnić istotniejszą rolę niż kiedykolwiek wcześniej, kształtując nasze miejsce pracy, nawyki związane z pracą oraz metody współpracy. Ponieważ coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) rozważa przejście na rozwiązania hybrydowe, firmy te staną przed koniecznością opracowania strategii digitalizacji obejmującej większy zakres kwestii, oprócz samych tylko procesów biznesowych. Strategia ta musi utorować drogę do pełnej transformacji cyfrowej, umożliwiając małym i średnim przedsiębiorstwom czerpanie korzyści z rozwiązań opartych na technologii w pracy hybrydowej.

W tym kontekście dobrą wiadomością jest fakt, że po okresie pandemii coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw przyspiesza proces digitalizacji swoich działalności biznesowych. Być może w przeszłości przedsiębiorstwa te pozostawały w tyle w kwestii transformacji , ale teraz to się zmienia.

Stanowiący około 90 procent wszystkich firm na świecie i ponad połowę światowego zatrudnienia, ten „najpotężniejszy na świecie silnik rozwoju” musiał dostosować się do warunków podyktowanych przez pandemię wirusa COVID-19. Małe i średnie przedsiębiorstwa ustaliły, jak mogą najlepiej wykorzystywać swoje cyfrowe możliwości i przyspieszyć rozwój digitalizacji ich działalności biznesowej, aby zachować konkurencyjność na rynku.

Podczas gdy liderzy biznesowi planują swoje strategie digitalizacji, muszą zastanowić się, w jaki sposób stworzą połączone miejsce pracy, zwiększą bezpieczeństwo procesów cyfrowych i zagwarantują wydajną i sprawną siłę roboczą.

Stworzenie połączonego miejsca pracy

W przypadku elastycznego, hybrydowego trybu pracy pracownicy mogą pracować w biurze, zdalnie w domu lub w jakimś innym miejscu, jak na przykład w przestrzeniach coworkingowych, a nawet za granicą. Bez względu na to, z jakiego miejsca wykonują pracę, Twoi pracownicy będą potrzebować odpowiednich narzędzi i rozwiązań cyfrowych, które pomogą im zachować kontakt ze współpracownikami i klientami.

Kluczem do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa jest scentralizowany system zarządzania IT. Jako rdzeń hybrydowej infrastruktury IT do pracy umożliwia to zespołowi IT zdalne wdrażanie rozwiązań oprogramowania, wykonywanie czynności serwisowych IT, zarządzanie urządzeniami, a także instalowanie aktualizacji oprogramowania. Co więcej, mogą łatwo i skutecznie zapewnić pomoc związaną z IT dla rozproszonej siły roboczej.

Oczywiście żadna praca nie jest możliwa bez bezpiecznej, szybkiej łączności internetowej, co czyni ją najwyższym priorytetem na liście zadań do wykonania MŚP. Warto odłożyć część budżetu na IT firmy na zakup nieograniczonych pakietów danych mobilnych, urządzeń z najnowszym standardem Wi-Fi i stabilizatorami, a także zintegrowany podstawowy pakiet bezpieczeństwa obejmujący środki ochrony tożsamości i zabezpieczenia urządzeń. Dzięki zintegrowanej ochronie można zapobiegać atakom hakerów poprzez zastosowanie takich rozwiązań, jak alerty o nieupoważnionym dostępie do wnętrza obudowy, czytnik linii papilarnych, hasło dostępowe do BIOS-u / HDD i wiele innych.

Niezależnie od tego, czy pracownik przebywa w biurze, w domu, czy też gdziekolwiek pomiędzy tymi miejscami, zawsze musi mieć pewność, że jego praca nie zostanie zakłócona z powodu problemów z systemem informatycznym i że będzie mógł bezproblemowo komunikować się ze współpracownikami i klientami – gdziekolwiek i kiedykolwiek jest to potrzebne.

Koncentracja na budowaniu sprawnej siły roboczej

Po skonfigurowaniu połączonego wirtualnego miejsca pracy małe i średnie przedsiębiorstwa mogą skoncentrować się na budowaniu sprawnej siły roboczej. Sprawne procesy pracy są naturalnym dopełnieniem hybrydowego modelu pracy. Oba te czynniki funkcjonują w oparciu o wspólną zasadę, że pracę należy rozumieć jako czynność, a nie miejsce..

Odejście od praktykowanych w XX. wieku zasad zatrudnienia na korzyść dynamicznych metod pracy umożliwia małym i średnim przedsiębiorstwom łatwiejsze poszerzenie swojej kadry pracowniczej poprzez zatrudnianie na podstawie tego, kto najlepiej pasuje do danego stanowiska – niezależnie od lokalizacji. Przeprowadzone w ciągu zeszłego roku badania dotyczące organizacji miejsca pracy udowodniły również, że pracownicy, którzy wykazują się niezależnością i elastycznością w zakresie pracy w dowolnym miejscu i czasie , są zazwyczaj szczęśliwszymi pracownikami. Zaangażowani, zadowoleni z pracy i zmotywowani pracownicy są bardziej wydajni, co korzystnie wpływa na ich wyniki w działalności biznesowej.

Dla uzyskania sprawnej siły roboczej, małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) muszą zagwarantować, że urządzenia i oprogramowanie udostępniane pracownikom zapewniają mobilność i elastyczność. Laptopy dla pracowników muszą być lekkie, przenośne i wytrzymałe, a ponadto wyposażone w baterię zapewniającą długi czas pracy, co pozwoli użytkownikom pracować w podróży.

Ponadto dostarczane pracownikom urządzenia powinny być wszechstronne i nadawać się do różnych zastosowań. Dla przykładu laptop powinien w razie potrzeby pełnić funkcję tabletu, umożliwiając użytkownikom szybkie sporządzanie notatek lub rysowanie projektów rysikiem stylus.

Podsumowując, sprawna siła robocza musi mieć możliwość pracy w sposób tak wydajny i efektywny, jak tylko jest to możliwe – w każdym czasie i w każdym miejscu. Czas i przestrzeń nie powinny już być barierami, ale raczej czynnikami charakteryzującymi preferowane przez pracowników warunki pracy.

Wspieranie produktywnych procesów pracy dla sprawnej siły roboczej

Zapewnienie wydajnego procesu pracy w zdecentralizowanym środowisku pracy jest również kluczowe dla udanego wdrożenia efektywnego hybrydowego modelu pracy. W przypadku rozproszonej siły roboczej małe i średnie przedsiębiorstwa potrzebują scentralizowanej pamięci masowej do przechowywania i udostępniania plików i danych. Odpowiednie do tego są rozwiązania pamięci masowej w chmurze, takie jak Microsoft 365 lub Google Workspace, ponieważ umożliwiają pracownikom dostęp do plików i danych przedsiębiorstwa w dowolnym miejscu i czasie.

Równie ważne są cyfrowe narzędzia i urządzenia do dwukierunkowej komunikacji i współpracy z wieloma uczestnikami. Nie mając możliwości osobistych interakcji, pracownicy będą potrzebować cyfrowej przestrzeni roboczej, która umożliwi sesje burzy mózgów, planowanie i zarządzanie projektami, czat oraz oczywiście wideokonferencje. W zależności od charakteru działalności biznesowej i potrzeb, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą rozważyć zainwestowanie w interaktywne urządzenia z ekranem dotykowym i rysikiem z praktycznym uchwytem. Umożliwi to prowadzenie zdalnych konferencji i prezentacji.

Zwiększenie cyberbezpieczeństwa w pracy zdalnej

Ponieważ pracownicy pracują zdalnie z różnych lokalizacji, ulepszenie systemu cyberbezpieczeństwa musi być najwyższym priorytetem dla firm, jeśli nie zostało to wdrożone wcześniej. Na pewno nie jest niespodzianką, że większość cyberataków i naruszeń bezpieczeństwa danych zaczyna się na poziomie użytkownika – na przykład w sytuacjach, kiedy pracownik klika e-mail z phishingiem lub nie dba o ochronę poufnych danych. Budowanie systemu cyfrowych zabezpieczeń przedsiębiorstwa należy zatem zacząć od najsłabszego ogniwa w łańcuchu.

Ponadto pracownicy będą uzyskiwać dostęp do danych firmy za pośrednictwem sieci, które mogą nie być bezpieczne, co zwiększa ryzyko i narażenie firmy na ataki z Internetu. Ponieważ wraz z rozwojem technologii hakerzy stają się coraz bardziej wyrafinowani i podstępni w swoich atakach, małe i średnie przedsiębiorstwa muszą zawsze priorytetowo traktować bezpieczeństwo.

Eksperci zalecają nowe strategie dotyczące cyberbezpieczeństwa , które obejmują wszystkie aspekty cyberbezpieczeństwa – począwszy od cyfrowych rozwiązań bezpieczeństwa obejmujących urządzenia, oprogramowanie i sieć, aż po szkolenia pracowników i ustalanie wytycznych dotyczących podstawowych zasad ochrony cybernetycznej. Inwestowanie w solidne rozwiązania cyberbezpieczeństwa jest dla MŚP kluczowe do obrony przed hakerami oraz zagwarantowania ochrony danych i zasobów przedsiębiorstwa. Rozwiązania te obejmują między innymi zabezpieczenia w postaci czytników biometrycznych, oprogramowania antywirusowego i ochrony sprzętu.

W erze pracy cyfrowej silne i efektywne środki cyberbezpieczeństwa są nieodzowne.

Dla perspektywy: w kwietniu 2020 r. firma Google odnotowała w swojej usłudze ponad 18 milionów wiadomości e-mail zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości phishingowe związane z nowym koronawirusem. Jednakże, jak podaje Vistage (firma z USA świadcząca usługi konsultingowe dla dyrektorów generalnych małych i średnich przedsiębiorstw), przed okresem pandemii tylko 46 procent właścicieli MŚP stosowało w pełni aktywne strategie cyberbezpieczeństwa.

Dodatkowo cyberprzestępczość jest kosztowna. Amerykańska firma badawcza zajmująca się cyberbezpieczeństwem przewiduje, że do 2025 roku globalne straty związane z cyberprzestępczością sięgną sumy 10,5 biliona USD.

Bardzo ważne jest, aby MŚP zapewniały niezbędne szkolenia w celu edukowania swoich pracowników w kwestiach związanych z cyberbezpieczeństwem i stworzyły listę zadań do wykonania w zakresie bezpieczeństwa, której wszyscy będą przestrzegać. Obejmuje to wytyczne dotyczące haseł, korzystanie z logowania VPN, logowanie jednokrotne, zabezpieczenia biometryczne oraz posiadanie protokołu postępowania w przypadku nieupoważnionego dostępu do danych. Ponadto dzięki stosowaniu scentralizowanego zarządzania infrastrukturą IT małe i średnie przedsiębiorstwa mogą zapewnić zdalne uruchamianie środków cyberbezpieczeństwa.

Małe i średnie firmy wdrażające pracę hybrydową czeka przejście na zupełnie nowe metody pracy. Aby odnosić sukcesy w hybrydowym świecie pracy, przedsiębiorstwa te będą potrzebować solidnej strategii digitalizacji, która przygotuje je na tę przemianę.

Zalecane produkty dla firm rozważających wdrożenie strategii pracy hybrydowej

• ASUS Control Center, scentralizowane oprogramowanie do zarządzania infrastrukturą IT, umożliwia monitorowanie, sterowanie, a nawet przewidywanie problemów z urządzeniami i oprogramowaniem w serwerach, stacjach roboczych i produktach komercyjnych ASUS, w tym notebookach, komputerach stacjonarnych i komputerach typu wszystko w jednym (All-in-One, AiO). Oferuje przy tym przyjazny dla użytkownika interfejs, umożliwiając personelowi IT zarządzanie środowiskiem IT z różnych typów urządzeń – w dowolnym czasie i miejscu.
• Płyty główne ASUS do komputerów do działalności biznesowej z ekskluzywną technologią ochrony BIOS opracowaną przez ASUS, ASUS Secure Boot i Trusted Platform Module w każdym aspekcie zwiększają bezpieczeństwo systemu.
• ASUS ExpertBook B1 to smukły i lekki laptop do zastosowań biznesowych z zaawansowanym procesorem Intel® Core™ 11. generacji i dedykowaną kartą graficzną NVIDIA® GeForce®, zapewniający potężną moc potrzebną do wykonania pracy. Ponadto bez trudu radzi sobie z każdym zadaniem dzięki kompletnemu zestawowi portów wejścia/wyjścia, szybkiej łączności Wi-Fi 6 oraz najnowocześniejszej technologii redukcji szumów napędzanej sztuczną inteligencją. ExpertBook B1 optymalizuje Twoje procesy pracy, zapewniając Ci stałą produktywność.
• ASUS Chromebook Detachable CM3 oferuje połączenie mobilności, produktywności i wszechstronności dzięki różnym trybom użytkowania – w jednym niesamowitym urządzeniu. Komputer ten charakteryzuje się wyjątkowym, stylowym wyglądem, a pomysłowa konstrukcja podstawki pozwalająca na ustawienie pionowo i poziomo umożliwia optymalny kąt oglądania ekranu podczas pracy. Wystarczy podłączyć ergonomiczną pełnowymiarową klawiaturę, a ASUS Chromebook Detachable CM3 zamieni się w laptopa, co pozwoli użytkownikowi włączyć wyższy bieg w produktywności. Po zdjęciu pokrywy etui z funkcją podstawki i odłączeniu klawiatury staje się kompaktowym tabletem, który pobudza Twoją kreatywność dzięki rysikowi z praktycznym uchwytem umożliwiającym sporządzanie notatek lub szkicowanie.