10 consejos para garantizar reuniones a distancia
eficaces y de alta calidad

18 de mayo de 2023

La pandemia mundial ha acelerado la tendencia del trabajo híbrido y a distancia, lo cual ha permitido a muchas personas trabajar desde casa. Como resultado, las reuniones a distancia se han convertido rápidamente en parte de nuestra vida cotidiana. Si trabajas en una multinacional, la videoconferencia es ahora el método predeterminado para conectar con compañeros en el extranjero.

Además, cada vez más personas optan por carreras no tradicionales y siguen un estilo de vida nómada digital. Para ellos, las reuniones a distancia son una parte esencial de los negocios.

Aunque las videoconferencias se han convertido en una parte normal de la vida cotidiana, organizar una reunión en línea eficaz no siempre es fácil. Según Statista, los siguientes son algunos de los problemas más comunes que citan los usuarios en relación con las reuniones a distancia:

Teniendo en cuenta todos estos retos, es crucial garantizar la calidad de las reuniones a distancia. A continuación se ofrecen 10 consejos para aprovechar al máximo el tiempo dedicado a una videoconferencia cuando se utiliza un ordenador portátil.

Al igual que ocurre con las reuniones en persona, las mejores reuniones a distancia requieren preparación. Aparte de la preparación tradicional, como investigar y recopilar documentos, todas las buenas reuniones tienen un orden del día.

Para asegurarte de no perder el tiempo de forma innecesaria, asegúrate de elaborar un programa de la reunión con los temas que se van a tratar y compártelo con los asistentes de antemano. A continuación, haz un seguimiento de ese esfuerzo y asegúrate de que la conversación no se aleja demasiado del tema principal. Si surgen discusiones inesperadas, haz todo lo posible por programar llamadas de seguimiento, quizás incluso individuales, en lugar de prolongar el tiempo de la reunión actual.

Las reuniones en línea deben seguir un código de vestimenta similar al de las reuniones en persona. Si el código de vestimenta es informal, cúmplelo. Si asistes a una reunión para la que normalmente te vestirías de traje, asegúrate de llevar al menos una camisa o blusa. Si no tienes claro cómo vestirte, una camisa blanca de cuello liso te servirá en cualquier situación.

Presentarte a una reunión formal con poca ropa es poco profesional, sobre todo cuando te reúnes con clientes. Una reunión a distancia es igual.

La vestimenta profesional establece un tono formal o semiformal, que también puede ayudar a reducir la cháchara y aumentar la eficacia de la reunión. Sin embargo, si tus interlocutores prefieren un tono más informal, no dudes en actuar y vestirte en consecuencia.

Prueba tu conexión WiFi antes de iniciar una videoconferencia. Puedes averiguar cuál es la velocidad actual de tu conexión consultando una de las muchas herramientas gratuitas para ello disponibles en línea. Comprueba si las velocidades de descarga y subida cambian si te trasladas a otro lugar. Si es así, plantéate la posibilidad de asistir a la reunión desde el lugar con mejor señal.

Si tienes una zona de trabajo designada, pero la conexión allí no es buena, puede que sea el momento de invertir en un nuevo router WiFi o un extensor WiFi para asegurarte una buena señal. Mejor aún, si está disponible, una conexión por cable es siempre la opción más fiable. Para ello, sin embargo, tu portátil tendrá que tener un puerto Ethernet. Si no lo tiene, y aún así quieres aprovechar la conexión por cable, tendrás que comprar un adaptador de conexión.

La calidad del sonido es un aspecto vital de cualquier reunión en línea. Si prefieres asistir a las reuniones sin conectar los auriculares, la calidad del altavoz será un aspecto importante a tener en cuenta. Muchos portátiles ASUS incluyen altavoces con certificación Harman Kardon que ofrecen un sonido claro y equilibrado.

El micrófono integrado también es algo a lo que prestar atención cuando no se utilizan auriculares para las reuniones en línea. Si es posible, opta por un portátil con una matriz de micrófonos, como el Zenbook 14X OLED. Además, los portátiles ASUS vienen con cancelación de ruido con IA. Este software filtra los sonidos de fondo y ayuda a garantizar que compañeros y clientes puedan oírte con claridad.

Asegúrate de comprobar la calidad de la entrada de sonido. Comprueba también que el dispositivo de audio seleccionado en la aplicación de videoconferencia es el mismo que vas a utilizar. La mayoría de las aplicaciones de videoconferencias te permiten probar el sonido de tu dispositivo antes de unirte a la reunión. Esta función puede encontrarse en opciones como "Configuración del dispositivo" u "Opciones de audio".

Para garantizar la mejor experiencia visual a tus interlocutores, dedica tiempo a preparar la iluminación adecuada. Es importante asegurarte de que la cámara NO está orientada hacia la fuente de luz. Si realizas videoconferencias a menudo, es posible que quieras invertir en iluminación para ello. Considera la posibilidad de comprar un anillo de iluminación similar al que utilizan los vloggers y colócalo detrás de la pantalla de tu ordenador. Una lámpara de escritorio estándar también debería proporcionar una iluminación adecuada. La luz debe dirigirse hacia la cara.

Si es posible, deja que entre luz natural en la habitación, pero no coloques el portátil con el objetivo de la cámara mirando hacia la ventana.

Las organizaciones varían en cuanto a las aplicaciones o sitios de videoconferencia que utilizan. Si es la primera vez que utilizas un software de este tipo, deberías hacer una breve reunión de prueba antes de la reunión real. Hazlo mucho antes de la reunión, para asegurarte de que el software funciona correctamente y está actualizado. También te dará tiempo a familiarizarte con la configuración, la disposición de los botones, etc.

La memoria humana puede fallar y quienes levantan acta pueden perderse información crucial. Por eso suele ser necesario grabar las reuniones importantes. No solo podrás refrescar tu memoria sobre el contenido de la reunión más tarde, sino que también podrás mantener informadas a las personas que no pudieron asistir.

Solo tienes que asegurarte de obtener el consentimiento de todos para grabar antes de pulsar el punto rojo.

A veces puede que haya más de una persona en la misma habitación contigo. Querrás asegurarte de que todos puedan ver bien para que no se pierdan nada y todos estén de acuerdo al final de la reunión. Muchas salas de reuniones están equipadas con proyectores o dispositivos de señalización digital. Aprovéchalos si están disponibles.

Si no es posible disponer de una gran pantalla externa y tienes que arreglártelas con el portátil, querrás que las personas sentadas a tu lado también vean bien.

En primer lugar, elige un portátil con una pantalla que permita amplios ángulos de visión. La tecnología OLED, como la que utilizamos en las pantallas ASUS Lumina OLED, proporciona una imagen mucho más nítida que la LCD tradicional desde distintos puntos de vista. Aquí está todo lo que necesitas saber sobre los portátiles OLED

Hay medidas que puedes tomar para mejorar la experiencia de visualización de tus compañeros, independientemente del portátil que tengas. En primer lugar, mantén limpia la pantalla de tu portátil: aquí tienes algunos consejos sobre cómo hacerlo. Después, aumenta el brillo de la pantalla todo lo que puedas. Por último, para evitar reflejos, asegúrate de que la pantalla no está orientada hacia una fuente de luz.

Seamos realistas: es probable que escuchar y hablar no sea lo único que hagas durante la reunión. Puede que tengas que debatir un diseño y hacer cambios sobre la marcha, levantar acta de la reunión o ponerte al día con alguna hoja de cálculo mientras la reunión se alarga.

Si ese es el caso, querrás ser capaz de realizar varias tareas a la vez.

Si es posible, invierte en un monitor externo para tu escritorio. Colócalo de forma que tus compañeros no te vean mirando constantemente a los lados durante la reunión. Una solución es colocarlo encima de la pantalla del portátil.

Si pasas mucho tiempo trabajando fuera de casa y no puedes tener un escritorio con monitor externo, una buena solución sería un monitor portátil como el ASUS ZenScreen.

También puedes convertir tus dispositivos móviles en monitores externos gracias a la aplicación GlideX, disponible para portátiles ASUS. Este software puede aprovechar la potencia de la conexión inalámbrica o por cable para ampliar tu espacio de visualización en las pantallas de smartphones o tablets.

Sin embargo, no es necesario adquirir ningún dispositivo externo. Un portátil hecho para la multitarea podría ser la solución que estás buscando.

Por ejemplo, el exclusivo Zenbook Pro 14 Duo OLED ofrece dos pantallas táctiles nada más sacarlo de la caja. Es una herramienta perfecta para aquellos que necesitan más espacio de visualización en un solo paquete.

Si trabajas en un escritorio con el portátil enchufado en todo momento, puedes saltarte este consejo.

Para cualquiera que trabaje en movimiento, la duración de la batería es una característica importante. Si tu portátil tiene una batería de larga duración (preferiblemente 8 horas o más con una sola carga), debería ofrecer suficiente energía para aguantar cualquier reunión.

Pero si la duración de la batería te preocupa, es posible que quieras plantearte comprar una batería externa, como ASUS ZenPower Pro.

A medida que más y más empresas adaptan los modelos de trabajo híbrido y a distancia, los empleados disfrutan de más flexibilidad que nunca. Siguiendo estos consejos, puedes tener la tranquilidad de que tus reuniones irán tan bien como en la oficina, ¡o incluso mejor!

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